Księga Dokumentów  ( Książka Przychodów i Rozchodów )

Wszystkie dokumenty związane z działalnością gospodarczą powinny być zaewidencjonowane.
Przyjęto zasadę, że w księdze muszą znajdować się wszystkie dokumenty, dotyczące zakupów i sprzedaży VAT, kosztów prowadzenia rachunku bankowego, kosztów związanych z amortyzacją środków trwałych i opisujących wiele innych zdarzeń gospodarczych. Zasada ta pociąga za sobą zwielokrotnienie zapisów i narzucenie kolejności wykonywania zapisów, którą można ująć w regule, że do Księgi zapisujemy na końcu. Program posiada mechanizmy wspierające nas w rzetelnym prowadzeniu księgi. Mechanizmy te, to nic innego jak automatyczne przeniesienia i sumowania oraz dekretacje.

Trzymając się zasady: zaczynamy zapis dokumentów VAT od rejestrów VAT, zaoszczędzimy sobie wiele zbędnej pracy.
Podobnie należy postępować z dokumentami  typu wyciąg bankowy lub nota odsetkowa.
Mówiąc krótko, wykonujemy zapis do Księgi Dokumentów na końcu.

Ewidencja musi pociągać za sobą inne korzyści. Oprócz wydruków, czy stałej kontroli finansów firmy możemy uzyskać informację o wysokości podatku do zapłacenia. Oczywisty jest fakt potrzeby sprawdzenia i ewentualnego uzupełnienia stałych rocznych, dotyczących podatków i statusu Twojej firmy w ewidencji kontrahentów. Jeśli jesteś osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, to powinien tam wystąpić zapis "OF" i analogicznie dla spółek "SC", "SJ", "SZ", "SA" itd.
Mając uzupełnione wszystkie niezbędne dane możesz sprawdzić stan swoich finansów w menu "Zestawienia" -> "Podatki" po uprzednim uruchomieniu sumowania w Księdze Dokumentów  ( guzik "Sumuj" ).

Przejdźmy do zapisu dokumentu do KD.
Załóżmy, że chcemy wpisać Dowód Wewnętrzny zawierający informacje o poniesionych kosztach.
Kolumna zatytułowana "Data" powinna zawierać datę księgowania kosztu. Idąc dalej, w polu "Rodzaj Dokumentu" można wpisać "DW".
Zatrzymajmy się na chwilę przy tej kolumnie. Program nie narzuca żadnych obowiązkowych skrótów, ale warto stosować ogólnie przyjęte jak np. DW - dowód wewnętrzny, FA - faktura, KO - korekta, PW - przychód wewnętrzny, RW - rozchód wewnętrzny, MM - przesunięcie magazynowe ;-) itd. nie zapominając o NT, WB, RK. Pomimo braku ograniczeń w stosowaniu skrótów należy zaznaczyć, że program przenosząc automatycznie dokumenty z rejestrów VAT lub np. środków trwałych stosuje właśnie wyżej wymienione. Treść dowodu wewnętrznego powinno się umieścić w notatce drukowanej, wówczas mamy możliwość wydrukowania dokumentu.

Istnieje dokument, który stosuje się wyłącznie w pełnej rachunkowości i jest nim PK - polecenie księgowania.
Wpisując PK do księgi powinniśmy zwrócić uwagę, że w kolumnie "Kwota" powinna być wartość odpowiadająca poniesionemu kosztowi lub przychodowi.

W działalności osoby fizycznej pojawia się dodatkowe księgowanie składek ZUS. Są dwa sposoby. Pierwszy polega na księgowaniu bezpośrednim wszystkich składników takich jak:
- kategoria "K" kosztów, będąca sumą składek społecznych i funduszu pracy
- kategoria "O" od podatku, będąca częścią składki zdrowotnej ( aktualnie 7,75% podstawy )
- kategoria "Q" od zysku, będąca resztą składki zdrowotnej ( aktualnie 8%-7,75% podstawy )

Drugi ze sposobów polega na utworzeniu wzorca listy płac i odpowiednich składników w programie Kadrowiec. Metoda ta wymaga pewnego wkładu pracy w definiowanie składników odwołujących się do stałych miesięcznych, ale później nie wymaga czasochłonych obliczeń i pilnowania zmian wielkości składek   ( istnieje możliwość importowania stałych z Internetu ). Pełny opis znajduje się w pomocy do programu Kadrowiec.